Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie viele Aufträge Ihnen verloren gehen, weil im hektischen Alltag niemand Zeit zum Nachfassen hat? Bei technischen Dienstleistern und Ingenieurbüros in Augsburg und der Region bleiben oft 20–30 % des Umsatzpotenzials ungenutzt. Nicht weil die Angebote schlecht waren, sondern weil sie im Tagesgeschäft untergegangen sind.
Das Problem ist kein Versagen des Vertriebs. Es ist ein Strukturproblem: Manuelle Nachfass-Listen werden nicht gepflegt, Wiedervorlagen gehen unter, und am Ende erinnert sich niemand mehr, welcher Interessent noch auf eine Rückmeldung wartet.
Der automatisierte Nachfass-Prozess
Mit einer einfachen Automatisierung lässt sich dieses Problem dauerhaft lösen, ohne zusätzlichen Aufwand für Ihre Mitarbeiter.
1. Sequenz-Start: Direkt nach dem Angebotsversand
Sobald ein Angebot rausgeht, startet automatisch ein Workflow. Kein manuelles Anlegen, keine Erinnerungsnotiz, kein Post-it. Der Prozess läuft im Hintergrund, unabhängig davon, wie ausgelastet Ihr Team gerade ist.
2. Freundliche Erinnerung nach 3 Tagen
Nach drei Werktagen erhält der Interessent automatisch eine kurze, persönlich formulierte Rückfrage per E-Mail: Sind noch Fragen offen? Wurde das Angebot erhalten? Gibt es Klärungsbedarf?
Diese Nachricht kommt vom zuständigen Mitarbeiter, nicht von einem anonymen System. Sie wirkt menschlich, weil sie es strukturell ist: nur der Versand ist automatisiert, der Ton bleibt persönlich.
3. Interne Erinnerung nach 7 Tagen
Meldet sich der Interessent nicht, wird nach sieben Tagen automatisch eine Aufgabe im CRM angelegt und der zuständige Vertriebsmitarbeiter benachrichtigt. Jetzt ist der richtige Moment für ein persönliches Telefonat.
4. Volle Transparenz im CRM
Alle Aktivitäten (E-Mails, Erinnerungen, Reaktionen) werden lückenlos im CRM dokumentiert. Kein Nachfassen ohne Spur. Kein Angebot ohne Status. Jederzeit nachvollziehbar, wer wann was unternommen hat.
Was das konkret bringt
Unsere Kunden berichten nach der Einführung dieses Prozesses von einer Steigerung der Abschlussquote um 15–20 %, bei gleichbleibendem Angebotsvolumen und ohne manuelle Listen.
Der Grund ist simpel: Die meisten Interessenten vergessen nicht, dass sie ein Angebot erhalten haben. Sie haben es nur noch nicht priorisiert. Eine freundliche, rechtzeitige Erinnerung ist oft der einzige Impuls, den sie brauchen.
Für wen lohnt sich das?
Besonders geeignet ist dieser Ansatz für:
- Ingenieurbüros und technische Dienstleister, die regelmäßig individuelle Angebote erstellen
- Unternehmen mit längeren Entscheidungszyklen, bei denen Interessenten Zeit brauchen
- Teams ohne dediziertes Vertriebspersonal, bei denen Nachfassen leicht in Vergessenheit gerät
Umsetzungsaufwand: gering
Ein solcher Prozess lässt sich in der Regel in wenigen Tagen aufsetzen, unabhängig davon, welches CRM-System Sie nutzen. Ob HubSpot, Pipedrive, Salesforce oder ein anderes System: Die Logik ist dieselbe, nur die technische Umsetzung variiert.
Möchten Sie wissen, wie ein automatisierter Nachfass-Prozess konkret in Ihrem Unternehmen aussehen könnte? Sprechen Sie uns an. Das erste Gespräch ist kostenlos.